Meetings: Das sind die schlimmsten Fehler

Meetings: Das sind die schlimmsten FehlerViele Meetings scheinen endlos. Die angestrebten Ziele werden oft nicht erreicht. Wir stellen Ihnen die schlimmsten Fehler geschäftlicher Meetings vor.

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Fehler: Schlechte VorbereitungBereiten Sie sich sowohl als Gesprächsleiter als auch Besprechungsteilnehmer auf anstehende Meetings vor. Die Vorbereitung sollte nicht zwischen Tür und Angel erfolgen. Wenn Sie selbst zu einem Meeting laden, ist es wichtig, eine durchdachte Agenda aufzusetzen. Die Planung sollte sich auf konkrete und erreichbare Besprechungspunkte beschränken. Hilfreich ist es, die wichtigsten Informationen bereits vorab zu verschicken. So weiß jeder, was ihn erwartet, und kann sich dementsprechend vorbereiten. Aufgabe des Gesprächsleiters ist es außerdem, den Konferenzraum entsprechend vorzubereiten.

Fehler: UnpünktlichkeitMeetings sollten stets pünktlich beginnen. Starten Sie die Konferenz zur anberaumten Zeit, auch wenn noch nicht alle Teilnehmer anwesend sind.

Fehler: Agenda steht nicht im VordergrundNach einem pünktlichen Start sollte der Zeitplan an zweite Stelle rücken. Im Vordergrund muss das Bestreben, der Agenda gerecht zu werden, stehen. Fokussieren Sie sich auf die entscheidenden Themen. Sind nach der angesetzten Zeit noch nicht alle offene Fragen beantwortet, ist es legitim, solange zu überziehen bis alle Themen geklärt und die Aufgaben verteilt sind. Ein Freifahrtschein für ziellose Plaudereien ist das allerdings nicht.

Fehler: Abschweifende ThemenDie aktuellen Bundesligaergebnisse oder der anstehende Sommerurlaub sind keine Themen für ein geschäftliches Meeting. Der Fokus liegt auf der Agenda. Plaudereien sind auf die Mittagspause zu verschieben.

Fehler: Keine klar formulierten ZieleSchon in der Einladung sollte deutlich werden, was Ziel und Anliegen des angesetzten Meetings ist. Solange keine Ziele präzise formuliert werden, können sie auch nicht erreicht werden. Eine konsequente Gesprächsführung ist entscheidend.

Fehler: Keine Aufgabenverteilung am Ende des MeetingsSinn und Zweck eines Meetings ist es, Beschlüsse zu fassen und Aufgaben zu verteilen. Jeder Teilnehmer sollte nach Ende der Besprechung wissen, welche Konsequenzen er für sich aus den Beschlüssen zu ziehen hat.

Fehler: Falsche TeilnehmerZu einem Meeting sollten nur diejenigen Mitarbeiter eingeladen werden, die das besprochene Thema tatsächlich betrifft. Alles andere wäre für die Betroffenen Zeitverschwendung. Prinzipiell gilt, so viele Teilnehmer wie nötig, so wenige wie möglich einzuladen. Der Amazon-Chef Jeff Bezos hat die sogenannte „Zwei-Pizza-Regel“ erfunden. Zu einem Meeting sollten nie mehr Personen kommen, als man mit zwei Pizzen sättigen kann.

Fehler: Abgelenkte TeilnehmerUnaufmerksame Teilnehmer tragen maßgeblich zum Scheitern von Meetings bei. Smartphones und Brotdosen gehören aus diesem Grund nicht in den Konferenzraum.

Fehler: FrontalrednerGelungene Meetings zeichnen sich durch gleichmäßige Redeanteile aller Beteiligten aus. Jeder sollte zu Worte kommen, um die Gesprächsthemen von verschiedenen Perspektiven zu beleuchten.

Fehler: Keine EvaluationErfolgreiche Meetings leben von regelmäßigen Feedbacks und Evaluationen. Zum Abschluss der Konferenz sollten sich alle Teilnehmer die Zeit nehmen zu reflektieren, inwieweit die Gespräche erfolgsbringend waren und was es für das nächste Mal besser zu machen gilt.

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