Hohe Druckkosten? Nicht mit diesen Tipps

Es ist mittlerweile kein Geheimnis mehr, dass Drucker überraschend günstig sein können. Ein guter Drucker ist mittlerweile für nur 55 Euro zu haben. Aber was auf den ersten Blick wie ein verlockendes Angebot erscheint, erweist sich bald als eine Kostenfalle. Der Druckerhersteller gleicht den günstigen Einkaufspreis mit teuren Tintenpatronen und Tonern aus. Dann kommen noch Druckerpapier und Stromkosten dazu. 

Übermäßige Druckkosten lassen sich mit einigen Einstellungen und Tricks vermeiden. Doch viele Käufer beschäftigen sich kaum mit ihrem Drucker und erkennen nicht, dass ein richtiges Drucksystem hohe Einsparungen bei Tinte, Druckerpapier und Strom erzielen kann. Auch Multifunktionsdrucker profitieren von solchen Einstellungen. 

Wie der Drucker die Kosten in die Höhe treibt

Während manche nur die hohen Kosten für Druckerpatronen im Blick haben, vernachlässigen sie die möglichen Kosten, die der Drucker durch seine Einstellung verursacht. Dazu zählen unter anderem regelmäßige, von selbst ausgeführte Reinigungszyklen, für die der Drucker ebenfalls Tinte nutzt. Weitere Kostenfaktoren entstehen durch Treiber, wenn diese mehr Farbe verwenden, als eigentlich notwendig wäre. 

Falsche Einstellungen führen ebenfalls dazu, dass Farben für Graustufen verschwendet oder schlichte Schwarz-Weiß-Dokumente in viel zu hoher Qualität gedruckt werden. All diese Einstellungen wirken sich negativ auf den Tintenverbrauch und somit auf den Geldbeutel aus. 

Vermeintlich günstige Drucker

Käufer lassen sich schnell von günstigen Druckerpreisen täuschen. Hersteller kompensieren die niedrigen Verkaufspreise wieder durch teure Patronen und Toner. Vorsichtig sollten Käufer bei Druckern sein, die auf Kombipatronen setzen. Diese vermischen Cyan, Magenta und Gelb in einer Patrone und verbrauchen mehr Gelb als alle anderen Farben. Da allerdings eine Patrone alle Farben enthält, muss sie komplett ausgetauscht werden, auch wenn weiterhin ausreichend Cyan und Magenta zur Verfügung stehen. Drucker mit einzelnen Patronen für verschiedene Farben schonen den Geldbeutel wesentlich effektiver. 

Problematisch können ebenfalls Starterpatronen und Startertoner werden, denn sie lassen den Eindruck entstehen, dass die laufenden Kosten wesentlich niedriger sind. Ihre geringen Kosten decken sich mit ihrer geringen Qualität und Lebensdauer. Die richtigen Patronen und Toner für den Drucker kosten dagegen wesentlich mehr. Daher solltest Du bei der Wahl des Druckers nicht allein auf den Kaufpreis achten. Patronen und Toner des Herstellers (oder kompatible Produkte von Drittanbietern) müssen gekauft und wiederholt nachgekauft werden. Diese Kostenfaktoren solltest Du genauso vergleichen wie die Drucker an sich.  

Druckerprobleme und Warnmeldungen

Drucker geben Fehlerwarnungen ab und melden auch fast entleerte Druckerpatronen. Nicht immer sind diese Warnmeldungen bedenklich. Sollten die Patronen des Druckers einen Druckkopf aufweisen, dann kannst Du diese oftmals weiterhin verwenden, auch wenn der Drucker Warnmeldungen abgibt. Ist der Druckkopf jedoch fest in den Drucker integriert, dann könnte das zu Problemen führen, denn diese Drucker nutzen die Tinte auch zur internen Kühlung. Ist die Patrone leer, entstehen eventuell Schäden am Gerät. Druckerprobleme und Warnmeldungen sind ein komplexes Thema für sich. 

Eco-Profil vor dem Gebrauch einschalten

Druckereinstellungen werden häufig einfach so übernommen, wie sie voreingestellt sind. Oder sie werden vor dem ersten Drucken geändert und dann so belassen. Allerdings kann es sich lohnen, die Einstellungen genau zu überprüfen und Feinjustierungen vorzunehmen. Eine der einfachsten Maßnahmen besteht darin, für einfache Dokumente die Beschränkung auf schwarze Tinte vorzuschreiben, sollte das möglich sein. Weitere Kosten lassen sich mit der Aktivierung von Entwurfsqualität und automatischem Duplexdruck sparen. Du kannst dieses Profil in den Einstellungen etwa als „Eco-Modus“ abspeichern. Sobald Du Dokumente mit höherer Qualität oder Fotos ausdrucken willst, wechselst Du zu einem Qualitätsprofil. 

Mehrere Profile ersparen Dir den manuellen Wechsel der Einstellungen je nach Druckauftrag. So kannst Du eines für simple Schwarz-Weiß-Dokumente einrichten und ein anderes für hochwertige Bilder und Fotos. Auf dem Arbeitsplatz hast Du eventuell keine Zugriffsrechte, doch im Homeoffice lohnt sich die Einstellung von zumindest zwei Druckerprofilen. Mit der Zeit erspart es Dir nicht nur viele Mühen, sondern auch Druckkosten, Papier und Patronen. 

Die Druckerprofile stehen bei Windows dauerhaft zur Verfügung und lassen sich für mehrere Drucker nutzen. Du findest die Einstellungen unter „Systemsteuerung“, gefolgt von „Geräte und Drucker“. Hier kannst Du unterschiedliche Profile auf einen angeschlossenen Drucker anwenden. Auch bereits installierte Treiber sollten sich weiterhin nutzen lassen. 

Achte beim Graustufen-Druck auf den Tintenverbrauch

Viele Anwender gehen davon aus, dass der Drucker beim Graustufen-Druck automatisch nur schwarze Tinte verwendet. Allerdings kommt es auf die Einstellungen und den Druckertreiber an. Viele Drucker sind so eingestellt, dass sie bei Graustufen ihr Schwarz zusammen mit Cyan, Magenta und Gelb vermischen. Das hat einen Grund, der allerdings nur Fotos und Qualitätsbilder betrifft: Das Grau erscheint dadurch satter. Bei regulären Dokumenten, Rechnungen, Briefen und Formularen ist das aber nicht notwendig und verschwendet nur unnötig Tinte. Daher empfiehlt es sich, die Einstellungen auf monochrom umzustellen oder auf „Nur schwarze Tinte verwenden“. 

Vorschau-Funktion für die Qualitätskontrolle

Du kannst Dir viel Frust und Kosten ersparen, indem Du regelmäßig die Druckvorschau überprüfst, anstatt so schnell wie möglich auf den Drucken-Knopf zu drücken. Damit lassen sich fast vollständig leere Seiten vermeiden, die nur eine Zeile Text oder einen unnötigen Seitenumbruch aufweisen. Fehler dieser Art treten häufiger bei Ausdrucken von Webseiten oder bei PDFs auf. Vor allem bei Druckaufträgen, die mehrere Seiten umfassen, lohnt sich der Einsatz der Druckvorschau zur Fehlervermeidung. 

Ebenso nützlich kann es sein, vor dem Drucken die Option „Mehrere Seiten pro Blatt“ zu überprüfen. Das gilt unter anderem für Unterlagen und Präsentationen, deren Inhalt Du eventuell verkleinern kannst, sodass mehrere Seiten auf ein Blatt Papier passen. Solange die Lesbarkeit darunter nicht leidet, sparst Du somit Druckkosten. 

Duplexdruck als Hauptprofil nutzen

Mit dem Duplexdruck werden beide Seiten des Druckerpapiers bedruckt. Obwohl sich damit Papier sparen lässt, nutzen ihn dennoch viele Anwender nicht. Entweder, weil sie nicht wissen, dass er existiert oder weil sie ihn nicht als Standard aktivieren. Sehr wahrscheinlich beherrscht Dein Drucker ebenfalls diese Technik, sollte er noch nicht allzu veraltet sein. 

Der Duplexdruck ist vor allem bei Unterlagen, Verträgen, Reden und großen PDFs von Vorteil. Damit reduzierst Du den Papierverbrauch um die Hälfte, ohne an Qualität oder Lesbarkeit einbüßen zu müssen. 

Damit der Drucker den Duplexdruck ausführen kann, muss er beidseitig drucken können. Doch auch bei älteren Druckern lässt sich das auf manuelle Weise bewerkstelligen, wenn sie über einen Duplexmodus verfügen. Der Drucker bedruckt zunächst die ungeraden Seiten, dann wird das Papier herumgedreht und zum Drucken wieder eingeführt, um die geraden Seiten zu bedrucken. 

Geheimtipp: Stand-by zum Sparen bei Tintenstrahldruckern

Fertig mit dem Drucken? Dann wirst Du als Nächstes bestimmt den Drucker ausschalten. Schließlich spart das an Energie und vermindert den Verschleiß. Bei Tintenstrahldruckern kann das jedoch den gegenteiligen Effekt haben. Der Grund: der automatische Reinigungszyklus beim Neustart. 

Jedes Mal, wenn Du den Drucker aus- und wieder einschaltest, startet bei Tintenstrahldruckern der Reinigungszyklus. Automatisch, ohne dass Du etwas dagegen tun kannst. Bei diesem Vorgang nutzt der Drucker die Tinte, um die Düsen zu reinigen. Schaltest Du den Drucker häufiger an und aus, führt das zu einem erhöhten Tintenverbrauch, der Dich mehr kostet als der Strombedarf im Stand-by. 

Laserdrucker kannst Du dagegen beruhigt nach dem abgeschlossenen Druckvorgang ausschalten. Diese nutzen spezielles Tonerpulver und sind daher nicht auf Reinigungszyklen angewiesen. Da das Pulver nicht eintrocknen kann, kannst Du einen Laserdrucker auch für Monate ausgeschaltet lassen. 

Tinte bei Drittanbietern kaufen

Die Patronen und Toner der Hersteller sind häufig teurer als die Alternativen von Drittherstellern, erzielen zumeist aber bessere Druckergebnisse. Letztlich kommt es auf die Kompatibilität der Patronen und der Geräte an. Der Versuch, mit billigen Patronen Geld zu sparen, kann zu Verlusten bei der Druckqualität, fehlerhaften Füllstandsanzeigen und einer schlechten Farbauswahl führen. No-Name-Produkte erhältst Du etwa auf Plattformen wie Tintenmarkt, Druckerzubehör oder Patronenwelt. 

Nicht immer sind die Druckerhersteller mit dem Einsatz von Drittanbieter-Patronen einverstanden. So können neue Firmware-Updates dazu führen, dass diese nicht mehr mit dem Gerät kompatibel sind. Beim Drucken können dann Probleme auftreten oder der Drucker erkennt sie gar nicht mehr. Sollte es nach einem Update zu Fehlern beim Druckvorgang kommen, dann kann vielleicht die Installation eines älteren Treibers helfen. Achte jedoch darauf, dass Firmware-Updates auch für die Sicherheit des Netzwerkes relevant sein können. 

Drucker mit niedrigen laufenden Kosten

Welcher Drucker die beste Investition darstellt, das bestimmt letztlich das eigene Nutzungsverhalten. Es macht einen großen Unterschied, ob Du im Homeoffice täglich viele Seiten ausdruckst oder ob Du nur gelegentlich Unterlagen benötigst. Bei täglich großen Mengen lohnt sich die Investition in einen modernen Tintentankdrucker, denn dann musst Du keine Patronen einzeln kaufen, sondern kannst die Tinte beliebig nachfüllen. Auch wenn die Anschaffungskosten eines solchen Druckers höher sind, sind die laufenden Kosten bei ständiger Benutzung niedriger. 

Wenn Du aber nur gelegentlich Dokumente, Formulare und Unterlagen ausdruckst, dann stellen Schwarz-Weiß-Laserdrucker die beste Wahl dar. Statt Tintenpatronen setzen diese auf Tonerpulver, das auch nach längerem Nichtgebrauch reibungslos funktioniert. Das Pulver kann nicht eintrocknen und muss auch keine regelmäßigen Reinigungszyklen durchlaufen. Für Fotos und hochwertige Farbdokumente bieten sich dagegen Tintenstrahler an, die auf Einzelpatronen setzen. Sobald eine Farbe verbraucht ist, brauchst Du nur die dafür notwendige Patrone auszutauschen. 

Achte bei der Wahl des Tintenstrahldruckers darauf, ob er Pigment- oder Farbstofftinte verwendet. Beide sind nicht für dieselben Zwecke geeignet. Moderne Tintenstrahldrucker nutzen häufig pigmentierte Schwarztinte. Diese Tinte gilt als wischfest und stellt Schrift deutlich konturiert dar. Sie eignet sich somit für Dokumente von hoher Qualität. Farbstofftinte (auch „Dye Ink“ genannt) hingegen besteht aus in Flüssigkeit suspendierten Farbstoffpartikeln. Ihr Schwarz ist besonders lebendig und scharf. Somit eignet sich Farbstofftinte für Fotos und qualitative Farbdrucke. Es wäre Verschwendung, diese Tinte für Dokumente zu verwenden. 

Diese 3 Drucker sind auch langfristig günstig

Der Kaufpreis des Druckers erzählt nicht die ganze Geschichte, denn durch die Nutzung entstehen dauerhafte Kosten. Patronen und Toner müssen nachgekauft werden, es braucht neues Papier und auch Stromkosten fallen an. Im Anschluss stellen wir drei Drucker vor, die auch langfristig ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. 

Wenige Einstellungen bringen große Einsparungen

Ein günstiger Drucker muss nicht immer günstig bleiben. Spätestens dann, wenn neue Toner oder Patronen gekauft werden, merkt man, welche laufenden Kosten er verursacht. Eine Neuanschaffung ist jedoch nicht immer notwendig, denn Eco-Profile, beidseitiges Bedrucken, die Wahl der richtigen Schwarz-Weiß-Einstellungen und mehr können viele Einsparungen bringen. 

Dennoch lohnt es sich, bei der Wahl des Druckers genauer hinzuschauen. Vermeintlich günstige Drucker mit Kombipatronen stellen sich häufig als Kostenfallen heraus. Schwarz-Weiß-Laserdrucker oder Drucker mit Tintentanks sind langfristig oftmals günstiger, auch wenn die Anschaffungskosten zunächst höher sind.