E-Mails mit Outlook schneller erstellen und versenden

1. Vorgehensweise beim klassischen Outlook 

Bei unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung beginnen wir mit dem klassischen Outlook für Windows. 
Schritt 1: E-Mail verfassen und Vorlage anlegen 

Starte Outlook und wähle die Option "Neue E-Mail". Verfasse nun die gewünschte Mail. Dabei solltest Du in die entsprechenden Felder nicht nur den Nachrichtentext, sondern auch den Betreff eintragen. 

 Schritt 2: Speicherort festlegen und Vorlage dort speichern 

Klicke auf "Datei" und wähle die Option "Speichern unter". Tippe dann einen aussagekräftigen Namen ein und speichere Deine E-Mail als "Outlook-Vorlage (*.oft)". Standardmäßig erfolgt die Sicherung im Unterverzeichnis "Templates" Deines Windows-Benutzerordners. Alternativ kannst Du aber auch einen anderen Speicherort festlegen. Das bietet sich vor allem dann an, wenn Du viele Vorlagen verwendest. 

Schritt 3: Vorlage verwenden 

Klicke in der oberen Befehlsleiste zunächst auf "Start". Folge danach dem Pfad "Neue Elemente", "Weitere Elemente" und "Formular auswählen". Wähle im Auswahlfilter anschließend die Option "Vorlagen im Dateisystem". Jetzt musst Du den Befehl "Durchsuchen" anklicken, den Speicherort der Vorlage markieren und den Vorgang mit "OK" bestätigen. Markiere jetzt noch die gewünschte Vorlagendatei und klicke auf "Öffnen". 

Mit einem Doppelklick auf die gewünschte Datei kannst Du den Zugriff sogar noch beschleunigen. Entweder rufst Du die Vorlage dazu im Windows-Explorer auf oder Du platzierst eine entsprechende Verknüpfung auf Deinem Desktop. Dann öffnen sich sowohl die Vorlage als auch Outlook. 

2. Vorgehensweise bei Outlook im Web 

Outlook gibt es seit geraumer Zeit auch als Web-App-Variante. Mit dieser ließen sich zunächst keine Vorlagen im OFT-Format verwenden. Seit Oktober 2025 hat Microsoft aber diese Möglichkeit nachgeliefert. 
Schritt 1: E-Mail verfassen und Vorlage anlegen 

Der erste Schritt ist bei beiden Outlook-Versionen identisch: Klicke zunächst auf "Neue E-Mail". Trage anschließend den gewünschten Betreff und den Nachrichtentext in die entsprechenden Felder ein. 

Schritt 2: Speicherort festlegen und Vorlage dort speichern 

Wechsle zum Menüpunkt "Vorlagen" und klicke dann auf "E-Mail als Vorlage speichern". Die Web-App von Outlook schlägt Dir als Speicherort für Vorlagen die Microsoft-Cloud vor. 

Einige Nutzer möchten Vorlagen aber lieber auf dem eigenen Computer speichern. Falls das auch für Dich gilt, musst Du zunächst zum Menüpunkt "Datei" wechseln und dann dem Pfad "Vorlagen" sowie "als OFT weiterleiten" folgen. Die OFT-Datei wird dadurch als Mailanhang gespeichert. Wenn Du neben der angehängten Datei auf den nach unten zeigenden Pfeil klickst und die Option "Speichern unter" wählst, kannst Du die Vorlage am gewünschten Ort auf Deinem Computer sichern. 

Schritt 3: Vorlage verwenden 

Um eine erstellte Vorlage zu nutzen, musst Du zunächst auf den nach unten zeigenden Pfeil klicken, der sich neben "Neue E-Mail" befindet. Wähle dann die Option "E-Mail aus Vorlage" und anschließend die gewünschte Vorlage aus. 

Hast Du die Vorlage lokal gespeichert, lässt sich auch hier der Prozess beschleunigen. Hier genügt ein Doppelklick auf die im Explorer angezeigte Vorlagendatei.